Steg för steg mot effektiva team
Du och ditt team är beroende av varandra, annars skulle ni inte vara ett team
Teambuilding – ett yttryck som ofta används för att beskriva gruppaktiviteter och lekar som används när det är dags för kickoff. För att få en bra start på kommande period utmanas vi att tävla mot varandra i lag, ofta ihop-plockade utan logik för att blanda, lära känna och lätta upp stämningen.
Du kanske känner igen dig – eller rent av är i gång och planerar en sån här aktivitet. Ni ser att ni behöver göra något extra för att hjälpa medarbetarna att känna sig inkluderade och engagerade och letar efter det som kan hjälpa.
Teambuildning i den form som beskrivs ovan, menar Dr Susan A Wheelan, skaparen av den idag enda vetenskapligt validerade grupputvecklingsmodellen IMGD (Integrated Model of Group Development), är ofta tid och pengar kastade i sjön. Hon och hennes team, som ägnat 30 års forskning åt just grupputveckling, har tagit den forskning som finns på området, sammanställt och testat. De har idag enorma mängder data om grupper som arbetar och mäts löpande för att få svar på hur gruppen utvecklas och vad som faktiskt får dem att bli effektiva team. Hon har i sin forskning kunnat bevisa att alla grupper, utan undantag, går igenom samma fyra väl definierade stadier innan den avvecklas i en femte.
Gruppmedlemmarna fokuserar på att känna tillhörighet och skapa trygghet. Mycket tid ägnas åt att lära känna och passa in. I den här fasen undviker de att gå i konflikt och uttrycker ogärna åsikter och uppfattningar som riskerar att sticka ut.
Gruppmedlemmar i andra stadiet går i opposition. De ifrågasätter varandra och den formella ledaren. Konflikter uppstår.
I stadium tre känner gruppens medlemmar varandras kompetenser och hur de kompletterar varandra. De vet vad andra tycker och tänker om dem och konflikthantering sker konstruktivt löpande. Var och en tar ansvar för sin roll utifrån vad uppgiften kräver.
De grupper som nått de fjärde stadiumet är enligt Susan Wheelan “högpresterande team”. De förstår och accepterar sina roller och ägnar sin tid åt att arbeta med huvuduppdraget. De har en enad bild av gruppens mål och har effektiva metoder att lösa uppgifter och konflikter. Var och en har ett högt ansvarstagande och litar på varandras bidrag och kompetens.
Susan Wheelan och hennes team menar att teambuilding i den bemärkelsen att vi på en konferens skickas in i olika kluriga övningar är tämligen värdelöst och kan till och med vara skadligt för teamet genom att bidra till att skapa konflikter.
Vad de kunnat visa är istället att några viktiga förutsättningar och metoder behöver finnas på plats för att team ska ta stegen framåt och lämna de faser som präglas av lära känna, ineffektivitet, konflikt och fokus på allt annat än det teamet ska uppnå.
Forskar teamet har utvecklat och vetenskapligt validerat verktyget GDQ (Group Development Questionnaire) under flera årtionden för att mejsla fram hur en grupps utvecklingsfas kan fastställas.
Här får du en inblick i vilka förutsättningar teamet behöver och några olika metoder att använda för att göra grupper till effektiva och produktiva team.
För att kunna bli effektiva och produktiva team behöver gruppen, inklusive alla dess medlemmar, var och en förstå var gruppen befinner sig i de utvecklingsfaser alla grupper går igenom.
Gruppens medlemmar, oavsett roll, får svara på ett antal frågor, förutbestämda i GDQn.
Var och en svarar individuellt om deras uppfattning av gruppen och oberoende av de andra. Allra bäst effekt uppnås när alla har samma information innan, hela teamet sitter i samma rum och svarar samtidigt på alla frågor, individuellt. Alla svar ska utgå från uppfattningen om gruppen som helhet. Inga frågor eller svar ska beröra enskilda individer. När de är klara lämnar de rummet. Det går också att göra via en länk, som kan skickas till var och en – men det är viktigt att var och en svarar enskilt, utifrån sin egen uppfattning om gruppen.
Alla behöver ha en gemensam förståelse om vad som påverkar gruppens möjlighet att bli effektiva och produktiva. Hur jobbtillfredställelse hänger tydligt samman med hur väl teamet fungerar och därtill förmågan att prestera det som ska uppnås på den tid det ska uppnås. En GDQ konsult arbetar med exempel och referenscaser – för att ge gruppen kunskap, uppleva igenkänning och empati. I en inspirerande föreläsning och tillhörande workshop skapar GDQ konsulten tillsammans med teamet en öppenhet, nyfikenhet och vilja att förstå var just den egna gruppens utmaningar och möjligheter.
När alla har kunskap om vad forskningen visar och fått se exempel är alla motiverade att förstå var just deras grupp befinner sig. Exempel på grupper som går från att vara i tidiga faser och ta sig till senare mer produktiva faser, där resultaten kommer, målen nås och alla vet sin roll, de kommunicerar öppet med varandra och teamet jobbar som en enhet, ger hög motivation att förstå sig själva och tillsammans arbeta mot att bli ett starkare team.
Det är då GDQ konsulten presenterar teamets resultat.
Konsulten har med verktyg, erfarenhet och kunskap analyserat resultatet från gruppens svar. Utifrån det kan gruppens utvecklingsfas fastställas. Gruppen får dessutom specifik återkoppling, om än anonymt, hur gruppmedlemmarna beskriver gruppen, hur den arbetar, vad som fungerar och vad som skulle kunna göras annorlunda.
När gruppens nuläge presenteras resultatet för gruppen börjar arbetet med reflektion och handling.
Utifrån vad som framkommer i GDQn reflekterar konsulten, gruppen och chefen om vad som behövs som nästa steg. Arbetet med att forma en handlingsplan börjar. Här skiljer sig tillvägagångssätten åt beroende på grupp och vad de har för utmaningar.
Grupper som präglas av konflikter behöver hjälp att lösa dem och hitta ett gemensamt språk för att kunna komma vidare.
I en kombination av övningar, workshops och individuella samtal under promenad, dels där team-medlemmar får möjlighet att på tu-man-hand samtala och diskutera, dels få möjlighet att prata med en oberoende part i form av en Walking Talking Trainer får team-medlemmarna hjälp att;
- förstå bakgrunden till den andres beteende
- sätta ord på sina egna behov och mål
- vara lösningsorienterad istället för problemorienterad
- lyssna på den andres känslor och behov
- träna på att lyssna aktivt och höra mer än bara det som sägs i ord
- ge tydlig återkoppling under och i slutet av samtalen
- och ta emot återkoppling på ett konstruktivt sätt
Det händer även, om än mer sällan att det beslutas att gruppen behöver lösas upp och ta form i en ny konstellation.
Ytterligare en grupp kan vara redo att ta sig an verktyg som till exempel målmatrisen och börja jobba med den direkt för att gemensamt bygga sin handlingsplan.
I det här steget är gruppens uppgift att tillsammans sätta den handlingsplan de själva ser att de behöver följa för att nå nästa och nästa fas i grupputveckling. GDQ-konsulten vägleder genom etablerade metoder för att hjälpa gruppen och varje medlem har eget individuellt ansvar för att vara delaktig, bidra och dela information. Här är det särskilt effektivt när informationsdelningen är hög.
“Vi tar in en annan dimension genom hur vi strukturerat arbetar med promenader,” säger Maria Runesson, GDQ konsult och Process Development & Scale Up Manager på Walking Talking. “Det är högre sannolikhet att en person delar med sig av sina tankar och kunskap i en grupp, om de innan vet att någon annan i gruppen också har den informationen. Därför blir samtalen individerna har på tu-man-hand när de promenerar tillsammans väldigt värdefulla även för grupputvecklingen.”
Handlingsplanen byggs upp i flera steg och utgår framförallt ifrån vilka mål gruppen har att uppnå.
Ett exempel ur arbetet med målmatrisen är hur teamet i olika workshops och övningar får handledning i att sätta sina egna spelregler. Vad ska gälla för oss som grupp? Vilka spelregler gäller och hur gör vi för att följa dem? Varför är det just dessa spelregler och hur påminner vi varandra om dem? Hur gör vi för att följa dem? Vad gör vi när spelreglerna behöver uppdateras?
Idag har Maria Åkerlund och Christian Jacobsson tagit Susan Wheelans gedigna forskning vidare i GDQ Associates med uppdraget och målsättningen att se till att forskningen fortsätter med hög vetenskaplig nivå och att metoderna får spridning. I sitt arbete med grupputveckling har Christian Jacobsson utarbetat en metod för att hjälpa teamet att skapa sin handlingsplan mot företagets och teamets mål. Den kallas Målmatrisen. Åkerlunds och Jacobssons forskning visar att 100% av alla team som arbetar igenom målmatrisen tar sig från nuvarande fas till nästa utvecklingsfas. Eftersom grupper i senare faser är mer produktiva och effektiva är arbetet med målmatrisen ett konstruktivt sätt att säkerställa att teamet jobbar effektivare med att nå sina och företagets mål.
Målmatrisen tar teamet igenom flera steg. Till att börja med sätts ramarna.
- Tid för måluppfyllelse.
- Plats för måluppfyllelse.
- Sex målområden beroende på tid och plats för utvärdering.
- Syfte, medlemmar och intressenter.
Där efter arbetar teamet igenom ett antal punkter som beroende på utvecklings fas och för varje team kommer se olika ut, men hjälper teamet att ta sig vidare i grupputvecklingen. De formuleras av Åkerlund och Jacobsson så här:
- Spelregler: Hur ska teamet bete sig för att ha ett bra arbetsklimat?
- Standard utåt: Hur vill teamet uppfattas?
- Utvecklingsmål: Vad siktar teamet mot i sitt teamarbete?
- Operativa mål: Vad teamet får betalt för att åstadkomma.
- Ledstjärnor: Drömmen om det ideala teamet.
- Vision: Teamets värderade riktning.
Med handledning och workshops kommer teamet framåt i arbetet och enas om en gemensam och väl motiverad målbild, som är förankrad hos varje individ och mot organisationens mål och därför också mycket effektiv.
Team som arbetar medvetet med målmatrisen, sina spelregler och handlingsplan tar sig framåt i gruppens utvecklingsfaser. De är också bättre förberedda när teamet förändras. Det ger ett gemensamt språk som underlättar när förändring sker. För en grupp som inte har det gemensamma språket tar det längre tid att komma tillbaka till produktivitet och effektivitet efter förändringar som påverkat gruppen.
Vad forskarna kunnat visa är att team som har hög självmedvetenhet och arbetar med målmatrisens verktyg kan snabbt inkludera nya medlemmar och forma om sig för att åter kliva framåt till mer effektiva och produktiva faser.
Därför är det långsiktigt värdefullt att jobba med grupputvecklingen strukturerat och att ge teamen verktygen att förstå vad som händer.
Ett bra sätt är att regelbundet göra GDQ-mätningen och att ta hjälp när saker förändras.
Ett annat är att löpande regelbundet arbeta med informationsutbyte kollegor emellan och även mellan olika team. Att ha en struktur för att mötas under informella former, som till exempel i promenader på tu-man-hand, kollegor emellan, ger resultat.
Vill du ha hjälp att få effektiva och produktiva team, en fungerande promenadpolicy på plats med mer välmående och motiverade medarbetare?